El contexto económico hace que la gestión de los pequeños y medianos negocios, como las farmacias, sea cada vez más estresante. Contar con un buen esquema de delegación es fundamental para el buen desempeño.
“En el entorno de las pequeñas y medianas empresa, como la farmacia, el hecho de delegar se topa con importantes dificultades”, explica el especialista Josep María Galí, profesor titular de la Escuela de Administración Superior (ESADE), en su trabajo titulado Aprender a delegar. “En algunos aspectos del negocio, como las compras, delegar parece un tanto inviable. Pero no nos engañemos; el farmacéutico empresario no puede estar en todo”, agrega.
La realidad es contundente; en la actualidad, las farmacias se ven obligadas a realizar una gran cantidad de tareas que absorben el tiempo del titular. Las actividades burocráticas se incrementan año tras año y la necesidad de constante actualización y capacitación implica horas que muchas veces el dueño debe restar al negocio.
Este panorama exige hoy, más que nunca, que delegar deje de ser un verbo que sólo figura en el diccionario y pase a ser una realidad concreta. Es materialmente imposible para una sola persona, por muy activa y capaz que sea, abarcar la enorme cantidad de tareas que implica hoy una oficina de farmacia. Y si bien hay personas que lo hacen, suelen pagar por ello el precio de una alta ineficacia, que en el entorno altamente competitivo que vivimos puede resultar fatal.
Obstáculos
Los principales enemigos de la delegación son la tendencia al paternalismo y la omnipresencia del titular en todos los aspectos de la gestión, explica Galí. Y agrega que “la necesidad de estar siempre presente puede obedecer a distintas causas, pero el resultado es siempre el mismo: un desgaste enorme, tanto para el jefe como para sus subordinados.”
En general, ese tipo de personalidad paternalista responde a un perfil caracterizado por:
- Ansia de control. El jefe omnipresente se pasa el día controlando todo lo que ocurre.
- Inseguridad. Este tipo de personas suelen tener una enorme inseguridad interna y “no suelen reconocer su inseguridad, que los maneja y los conduce como un piloto automático sin que puedan hacer nada para evitarlo”, comenta Galí.
- Tendencia exagerada a la acción. El jefe omnipresente no sabe esperar, tiende automáticamente a la acción para anticipar cualquier problema posible. Esta tendencia exagerada hacia la acción tiene en ocasiones resultados positivos: existen muchos problemas que requieren acciones rápidas y contundentes. Pero, en general, es mayor el impacto negativo que el beneficio.
Ventajas
Para poder superar las propias trabas, es importante compenetrarse con los beneficios de un buen esquema de delegación. Entre ellos, figuran los siguientes:
- Mayor eficacia en el cumplimiento de todas las tareas, lo que significa un aumento en la lealtad por parte de los clientes/pacientes.
- Menor estrés. Si bien la delegación al principio puede ser estresante, sobre todo para quien lleva años inmerso en la cultura de “nadie lo va a hacer mejor que yo”, en el corto plazo la situación se invierte y se logra una disminución de los niveles de estrés, que repercute en mayor bienestar personal.
- Liberación de tiempo, que se puede utilizar para proyectos de crecimiento. Es común que cada tanto el farmacéutico haga una lista de temas y cuestiones que debería llevar a cabo durante el año para el crecimiento y la mejora de rentabilidad de su farmacia; luego ocurre que está tan ocupado con la gestión cotidiana que nunca tiene tiempo para implementarlas.
Pasos a seguir
Cuando se delega inadecuadamente, suele ser peor el remedio que la enfermedad. Por lo tanto, para evitar experiencias fallidas, conviene considerar los siguientes puntos como referencia orientativa:
- Fijar objetivos claros. ¿Qué hay que hacer exactamente? Las consignas no deben ser vagas, sino detalladas. Incluso conviene ponerlas por escrito.
- Evitar las zonas grises. Muchas veces hay pequeñas tareas que, al no ser explícitamente asignadas a una persona en particular quedan sin hacer, y cuando eso deriva en un problema, los colaboradores se culpan mutuamente. Por ende, es fundamental delimitar las funciones y responsabilidades de cada persona.
- Personalizar. Uno no delega “en el personal” ni en una entelequia abstracta. Se delega en alguien de carne y hueso que asume la responsabilidad por el poder que se le otorga. Cuando uno dice “lo delego en mi equipo”, lo más probable es que termine generando un problema. Las delegaciones colectivas confusas son una fuente inagotable de conflictos entre los subordinados.
- Delimitar los tiempos. Los empleados deben saber el tiempo exacto que tienen para realizar el trabajo delegado. “Urgente”, “rápido”, o “lo antes posible” no son medidas adecuadas. Es importante indicar con claridad el momento en el que debe estar listo el trabajo o aquello que se delega.
- Comunicación clara. La claridad en la comunicación es clave. A veces los jefes tratan de decir una cosa, pero lo que se entiende es otra. Muchos proyectos se tuercen por comunicaciones defectuosos. ¿Cómo se pueden evitar estos problemas? Hablando con claridad y generando confianza con los trabajadores para que puedan preguntar cualquier duda.
- Foco en los resultados. No hay que pretender que los subordinados hagan las cosas de la misma manera que las haría el dueño. Si quiere motivar al personal, se le debe permitir que exprese su personalidad a través de su propio estilo. Por eso, hay que limitarse a fijar los resultados esperados; cómo alcanzarlos, dependerá de cada persona.
