A medida que la gestión de las farmacias se vuelve más compleja, la correcta administración del tiempo se transforma en una necesidad imperiosa. Algunas pautas simples y claras pueden contribuir a mejorar la productividad.
La famosa frase “el tiempo es dinero” encierra una realidad ineludible; el tiempo es tal vez el único recurso no renovable con el que contamos los seres humanos. Por lo tanto, es fundamental saber manejarlo con criterio.
En el caso de las farmacias, la administración del tiempo es un tema crítico. La gestión tiende a complicarse cada vez más por distintos motivos, entre ellos, la creciente burocracia que implica el trabajo con prepagas y obras sociales. También hay factores macroeconómicos, como la inflación y la creciente presión impositiva, que insumen un mayor tiempo en el análisis de temas contables y financieros.
Pero más allá de las cuestiones propias de Argentina, la escasez de tiempo se perfila como una tendencia mundial. En su ensayo titulado Gestión del tiempo de trabajo, los especialistas españoles Jordi Amado y Gloria Moles, señalan: “Hasta los años sesenta, hablar de gestión del tiempo en una oficina de farmacia hubiera sido algo inédito. En general, el ritmo de entonces no era tan estresante como el de ahora. Las cosas se hacían con calma, y los farmacéuticos podían dedicarles todo el tiempo a sus clientes. Pero hoy en día, el tiempo se ha convertido en un bien escaso”.
Lo importante es que si las horas de trabajo no son correctamente administradas, las consecuencias se hacen sentir y van desde el estrés (que repercute sobre la salud y la vida familiar y social) hasta una baja productividad, que atenta contra el perfil competitivo de la farmacia.
“Es posible que si el farmacéutico hace un pequeño examen de conciencia comprenda que a menudo el número de horas invertidas no es directamente proporcional a la calidad y rentabilidad de lo que se consigue”, señalan Amado y Moles.
Factores externos
El primer paso es identificar los factores externos que generan una importante demanda de tiempo, para luego ver como optimizarlos. Algunos de ellos son:
- Interrupciones telefónicas. En la era de la telefonía celular, uno esté expuesto a permanentes llamadas, e-mails y mensajes. La tendencia natural –que hay que aprender a contrarrestar- es revisar y responder esos mensajes de inmediato, aunque no sean urgentes, lo que implica innumerables distracciones.
- Interrupciones personales, muchas veces protagonizadas por dependientes que no tienen instrucciones o roles claros, no cuentan con la capacitación adecuada o no tienen la autoridad necesaria –si existe un bajo grado de delegación- para hacer frente a un determinado imprevisto.
- Visitas no planificadas de proveedores o de terceros.
- Urgencias. “Las urgencias son auténticas trampas y por su culpa muchos farmacéuticos se convierten en apagafuegos, que tienden a resolver todos los pequeños detalles personalmente según van apareciendo, siempre movidos por esa urgencia”, comentan Amado y Moles. La clave: aprender a delegar y quitar dramatismo: “Que una tarea sea urgente, simplemente quiere decir que debe realizarse de manera inmediata, y no precisamente que sea algo importante. Si analizamos una urgencia detenidamente, veremos que no siempre tiene efectos sobre nuestros objetivos a largo plazo”.
Consejos clave
Los siguientes consejos pueden tener un fuerte impacto en la productividad vinculada con el uso del tiempo:
- Identificar las tareas clave que se deben resolver antes del final del día. Esto ayudará al farmacéutico a enfocarse en las cuestiones importantes. Cuando esta planificación no existe, se tiende a realizar simultáneamente –y en forma inefectiva- muchas tareas, sean o no importantes.
- Asignar un determinado tiempo a cada tarea. Cuando se hace una tarea sin fijar una hora de finalización, parece que uno dispone de todo el tiempo para dedicarse a eso. Por eso, antes de iniciar una tarea clave, conviene plantearse cuánto tiempo se asignará a la resolución de la misma. Trabajar con un tiempo limitado hará que usted evite distracciones para cumplir con los plazos fijados.
- Finalizar todas las tareas que se encaran. No finalizar lo iniciado, ya sea por miedo al fracaso, falta de ganas, exceso de complejidad o falta de tiempo, es un mal hábito que debe ser erradicado.
- No permitir interrupciones durante las tareas clave. Cuando se esté realizando una tarea crítica, cualquier interrupción podrá hacer que se pierda la concentración. Retomar un asunto interrumpido exige tiempo para volver a enfocarse donde había dejado el trabajo. Hay que hacer saber al entorno que, durante esos momentos, no debe haber interrupciones.
- Delegar. Si un farmacéutico quiere aprovechar al máximo su tiempo y el de sus dependientes, debe aprender a delegar, lo que no significa desligarse de las tareas clave ni de la supervisión. Si el titular de una farmacia no sabe delegar, se verá, indefectiblemente, desbordado.
