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Revista Esencia - Droguería del Sud

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Gestión - 1 noviembre, 2019

Claves para una administración eficaz del tiempo

La gestión de las farmacias se vuelve cada vez más compleja, sobre todo en momentos de alta inflación e incertidumbre económica. Eso demanda más tiempo y provoca una cuota importante de estrés. ¿Cómo evitarlo?

En los últimos años, la gestión de la farmacia se ha visto complejizada por distintos factores, entre ellos, la creciente burocracia que implica el trabajo con prepagas y obras sociales. A su vez, cuestiones macroeconómicas como la inflación y la inestabilidad cambiaria insumen un mayor tiempo en el análisis de temas contables, impositivos y financieros.

Todo ello deriva en una creciente sensación de que, sencillamente, el tiempo no alcanza. Eso lleva a muchos farmacéuticos a sobrecargarse de trabajo y restar tiempo a la planificación para el futuro.

“Hasta hace algunas décadas atrás, hablar de la gestión del tiempo en una farmacia hubiera sido un tanto inédito, ya que, en general, el ritmo al que se vivía entonces no era, ni mucho menos, tan estresante como el de ahora”, explican los especialistas españoles Jordi Amado y Gloria Moles en su ensayo titulado Gestión del tiempo de trabajo. “Las cosas se hacían con calma, y los farmacéuticos podían dedicar a sus clientes todo el tiempo del mundo. En cambio, hoy día, el tiempo se ha convertido en un bien escaso”.

¿Cómo evitar esa sensación permanente de falta de control? La respuesta es que hay que aprender a gestionar ese bien tan preciado que es el tiempo y, por lo tanto, evitar desperdiciarlo sin saber ni cómo ni en qué.

¿Qué se entiende por gestión del tiempo? Básicamente, se trata de conseguir que lo que el farmacéutico hace cada día le permita cumplir sus objetivos, con una carga horaria de trabajo que no resulte excesiva ni derive en estrés, deterioro de los vínculos familiares o afectivos, o incluso somatizaciones.

La administración óptima del tiempo nos forzará a ser conscientes del uso que le damos, a definir nuestros objetivos y a planificar nuestras actividades.

 

Diagnóstico

Para que el farmacéutico empiece a gestionar correctamente su tiempo, debe comenzar por un diagnóstico actual de su situación. Eso implica clarificar tres cuestiones: lo que cree que debería hacer; lo que cree que hace y lo que realmente hace. Para ello, puede ser útil:

1) Anotar todas las actividades que se realizan desde la mañana, según se vayan produciendo, con el tiempo que supone cada una. Registrar el comienzo y final de cada actividad.

2) Identificar y establecer prioridades.

3) Verificar si las actividades que uno registró en el primer paso se condicen con las prioridades establecidas.

 

Planificación y organización

Una vez que el farmacéutico haya hecho un diagnóstico del uso del propio tiempo, el paso siguiente es proceder a su planificación. Para ayudarlo en esta tarea, pueden servir las siguientes pautas:

• Tener siempre preparada la planificación antes de iniciar la jornada. Esa planificación no debe superar el 65% del tiempo que tiene disponible. Es decir, debe quedar tiempo para los imprevistos.

• Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar. Eso incluye tanto los objetivos inmediatos como los de mediano y largo plazo.

• Programar las actividades más importantes para los momentos del día de mayor lucidez. Aquellos trabajos repetitivos y que exigen poca concentración, pueden hacerse cuando se está más cansado.

• Agrupar los asuntos y trabajos relacionados entre sí.

• Fijar a cada actividad un tiempo, de forma realista y justa: ni excederse -porque eso se traduce en ineficiencia- ni limitarse (porque ello puede generar una acumulación posterior de trabajo no realizado).

• Ser flexible ante los imprevistos, ya que por mucho que planifiquemos, nunca podremos anticipar situaciones inesperadas que puedan surgir.

• Mantener a la vista la planificación, e ir eliminando las tareas ya realizadas.